مطلوب موظفين للعمل لدى منظمة دولية UNDP برواتب مميزة

 

مطلوب موظفين للعمل لدى منظمة دولية  UNDP برواتب مميزة

معاون إداري

خلفية

تعمل هيئة الأمم المتحدة للمرأة، انطلاقًا من رؤية المساواة المنصوص عليها في ميثاق الأمم المتحدة، على القضاء على التمييز ضد النساء والفتيات؛ تمكين المرأة؛ وتحقيق المساواة بين المرأة والرجل كشركاء ومستفيدين من التنمية وحقوق الإنسان والعمل الإنساني والسلام والأمن.

يدعم المكتب القطري لهيئة الأمم المتحدة للمرأة في الأردن الحكومة الأردنية لتنفيذ القواعد والمعايير العالمية بشأن المساواة بين الجنسين وتمكين المرأة؛ يعزز التمكين الاقتصادي للمرأة؛ وتنفيذ نموذج المرونة والتمكين للنساء اللاجئات السوريات والنساء الأردنيات المستضعفات. ويقوم المكتب القطري بتنفيذ مذكرة استراتيجية جديدة للفترة 2023-2027.

تقديم التقارير إلى مدير العمليات، يدعم المساعد الإداري عمليات المكتب من خلال تنفيذ مجموعة متنوعة من العمليات الإدارية القياسية التي تضمن الجودة العالية والدقة في العمل. يقوم المساعد الإداري بتعزيز العميل والجودة والنهج الموجه نحو النتائج. يعمل المساعد الإداري بالتعاون الوثيق مع فريق موظفي العمليات والبرامج والمشاريع لضمان تقديم الخدمات بشكل متسق ولحل المشكلات المعقدة المتعلقة بالإدارة وتسليم المعلومات.

الواجبات والمسؤوليات:

1- توفير الإدارة العامة ودعم العمليات للمكتب القطري في الأردن بما يتوافق مع قواعد وأنظمة وسياسات واستراتيجيات هيئة الأمم المتحدة للمرأة

تنظيم الشحنات وترتيبات التخليص الجمركي وإعداد المستندات الخاصة بشحنات هيئة الأمم المتحدة للمرأة (المستلمة / المرسلة)؛

ترتيب حجوزات السفر والفنادق، وإعداد تصاريح السفر، ومعالجة طلبات الحصول على التأشيرات وبدل الإقامة اليومي (DSA)، وبطاقات الهوية، وغيرها من المستندات؛

تقديم الدعم الإداري للمؤتمرات وورش العمل والخلوات.

تقديم الدعم الإداري لصيانة المباني والخدمات المشتركة، حسب الحاجة؛

الحفاظ على نظام حفظ الملفات لضمان حفظ المواد السرية، حسب الضرورة.

إدارة السائقين وجدول النقل.

تتبع وتسجيل استخدام الوقود.

معالجة كافة طلبات البروتوكول.

2- تنسيق وتنظيم إدارة الأصول وعمليات الشراء

مراقبة وصيانة لوازم القرطاسية المكتبية بما في ذلك صيانة قائمة مخزون القرطاسية وتوزيع القرطاسية والاحتفاظ بسجل التوزيع؛

فحص جميع الأصول الواردة (المعدات والأثاث والمخزون) والتحقق منها، وجدولة عمليات التسليم للمستخدمين؛

جمع المعلومات عن الشحنات، وترتيبات التخليص الجمركي، وإعداد المستندات الخاصة بشحنات هيئة الأمم المتحدة للمرأة (المستلمة / المرسلة)؛

إنشاء ملفات تعريف الموردين في Quantum

الاحتفاظ بسجلات المخزون؛

تقديم الدعم الإداري لعملية التحقق من المخزون المادي السنوي عن طريق التحقق من دقة السجلات وموقع الممتلكات؛

إعداد أوامر الشراء؛ معالجة الفواتير المتعلقة بخدمات مباني المكاتب (المرافق والمقاولين)؛

التنسيق مع إدارة المبنى في جميع جوانب صيانة المكاتب والاحتفاظ بسجل للأعمال المنجزة؛

العمل كنقطة محورية لإدارة المرافق والإشراف على الخدمات التي يقدمها مقاولو الخدمة بشأن تنظيف وصيانة المساحات المكتبية

معالجة طلبات الشراء الصغيرة حسب الضرورة.

العمل كسكرتير للجنة مراجعة المشتريات المحلية.

3- تقديم الدعم الإداري لتنظيم اجتماعات وفرق الخبراء

إعداد مواد العرض التقديمي؛

ترتيب الخدمات اللوجستية لاجتماعات المكاتب القطرية، بما في ذلك حجز قاعات المؤتمرات، وترتيب تقديم الطعام، وتسهيل الوصول إلى المبنى للمشاركين في الاجتماع؛

الانتهاء من المذكرات وقائمة المشاركين؛ وإرسال رسائل الدعوة وغيرها من الوثائق؛

حضور الاجتماعات وإعداد المحاضر ومراقبة أنشطة المتابعة حسب الطلب.

4- تقديم الدعم الإداري لبناء المعرفة وتبادل المعرفة

تقديم الدعم الإداري في تنظيم الدورات التدريبية لموظفي العمليات / المشاريع بشأن المسائل الإدارية ذات الصلة؛

تجميع الدروس المستفادة وأفضل الممارسات في الإدارة والمشتريات والموارد البشرية.

الكفاءات

القيم الجوهرية:

1. احترام التنوع.
2. نزاهة.
3. احترافية.

الكفاءات الأساسية:

1. الوعي والحساسية فيما يتعلق بقضايا النوع الاجتماعي
2. مسئولية.
3. إبداع في حل المشاكل.
4. التواصل الفعال.
5. التعاون الشامل.
6. مشاركة أصحاب المصلحة.
7. القيادة بالقدوة.

الكفاءات الوظيفية:

القدرة على إدارة وتنفيذ العمليات والمعاملات الإدارية؛

القدرة على أداء عمل ذي طبيعة سرية والتعامل مع حجم كبير من العمل؛

معرفة قوية بالقواعد واللوائح الإدارية؛

مهارات قوية في مجال تكنولوجيا المعلومات والإدارة على شبكة الإنترنت؛

القدرة على استخراج وتفسير البيانات

المهارات والخبرة المطلوبة

التعليم والشهادة:

يشترط إكمال التعليم الثانوي.

تعتبر درجة البكالوريوس في الأعمال أو الإدارة العامة أو المجالات ذات الصلة أحد الأصول.

خبرة:

ما لا يقل عن 6 سنوات من الخبرة المسؤولة تدريجياً في الإدارة أو المشتريات أو الموارد البشرية أو خدمة الدعم اللوجستي.

مطلوب خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم البرامج المكتبية (MS Word، Excel، إلخ).

من المستحسن الخبرة في استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحديث القائم على الويب، ويفضل Oracle Cloud.

متطلبات اللغة:

مطلوب الطلاقة في اللغة الإنجليزية والعربية

من المستحسن معرفة لغة رسمية أخرى للأمم المتحدة

للتقديم على الوظيفة:

اضغط هنا

تعديل المقال